Het woord AMBACHT wordt bij Lebkuchenspecialist Heinrich Schulze Ladencafé GmbH tot op de dag van vandaag met hoofdletters geschreven.

Niet ver van Bielefeld worden in het oostwestfaalse plaatsje Borgholzhausen sinds 1830 Lebkuchen vervaardigd. Het assortiment van deze typisch Duitse lekkernijen loopt van honingkoeken via Bremer Brot tot met de hand versierde Lebkuchenharten.
Sinds de Duitse retailers Lidl en Aldi ook in Nederland voet aan de grond kregen, kennen wij deze specifieke koeken en koekjes, die vooral tegen de Kerst in het schap liggen, in Nederland ook.
Behalve de bakkerij kent Borgholzhausen ook de befaamde lunchroom van Schulze. De mensen komen van heinde en verre om van de lekkernijen van Schulze ter plekke te genieten en koek- en gebakspecialiteiten voor thuis te kopen.

PAPIERWINKEL
,,Sinds 1830 houden wij de traditie van het ambacht in ons bedrijf weliswaar in ere en werken wij volgens van oudsher beproefde methoden, maar wij sluiten onze ogen niet voor noodzakelijke en mogelijke moderniseringen en de daarmee verbonden automatisering. Wij staan open voor technologieën, waarmee we de toekomst van ons bedrijf veilig stellen,” zegt directeur Arne Knaust (32) van Heinrich Schulze Ladencafé, die de onderneming in de vijfde generatie leidt.
De specialist in Lebkuchen besloot in 2018 op zoek te gaan naar ERP-software die voor zijn specifieke processen geschikt is. Tot die tijd werden de thans geautomatiseerde tracking & tracing en het kwaliteitsmanagement gerealiseerd dankzij een enorme papierwinkel. Met moderne, efficiënte ERP-software zou dit probleem moeten worden opgelost.

GEBRUIKERSVRIENDELIJK
Op de vakbeurs BioFach maakte de directie van Schulze kennis met RBK Automation, een ervaren aanbieder van software, die voedingsmiddelenbedrijven ondersteunt bij het voldoen aan de strikte eisen met betrekking tot voedselveiligheid en traceerbaarheid.
,,Gespecialiseerde software en de daarbij behorende hardware spelen in de gehele voedingsmiddelenketen een bepalende rol, want de ERP-software ondersteunt de kwaliteitsborging en de winstmaximalisatie,” weet Arne Knaust.
,,Wij vonden het bovendien belangrijk dat de software vanaf inkoop en administratie via productie tot expeditie en facturatie gebruikersvriendelijk is, zodat onze medewerkers er snel en eenvoudig mee kunnen werken en een helder beeld behouden van de processen teneinde weloverwogen beslissingen te kunnen nemen en op het juiste moment gewenste of noodzakelijke aanpassingen te kunnen doen,” vult hij aan.

FOBIS VAN RBK-GROUP
Op grond van deze criteria koos Schulze voor de ERP-software FOBIS van de RBK-Group en begon in 2019 met de implementatie van dit systeem.
,,Bij onze keuze voor FOBIS heeft vooral de flexibiliteit van het systeem een rol gespeeld. Bovendien wilden wij gaan voor een optimale tracebility, zodat,
zoals nu het geval is, alle ingrediënten van elk afzonderlijk koekje getraceerd kunnen worden. Wat in onze keuze voor FOBIS tenslotte ook heeft meegespeeld is RBK’s specialisatie op de voedingsmiddelenbranche,” verklaart Arne Knaust.

OP TRADITIONELE WIJZE
Bij Schulze worden de Lebkuchen nog op traditionele wijze vervaardigd, hetgeen onder meer betekent dat nog altijd gebruik wordt gemaakt van voorraaddegen. Deze degen bestaan in principe uit meel en suikersiroop, die zelf wordt ingekookt. De degen rusten daarna tenminste twee à drie dagen voor een gelijkmatige zuurverdeling, zodat ze tijdens het bakken optimaal rijzen.
Hierbij komt de softwareoplossing van RBK al direct om de hoek kijken, want de totale goederenontvangst inclusief de tracking and tracing worden gestuurd en bewaakt door de ERP-software FOBIS. De inhoud van de silos wordt, net zoals de afzonderlijke zakken, geboekt als badges, waarbij de bandbreedte loopt van bijvoorbeeld 100 ml bio-sinaasappelolie via 750 kg palletgewicht tot 25 ton meel of 24 ton chocolade.

IN DE VINGERS
Dat de basisdegen net zoals 180 jaar geleden traditioneel worden vervaardigd, houdt in dat deze in het vervolgproces, afgestemd op de productie, nogmaals worden gekneed met toevoeging van de afzonderlijke rijsmiddelen.Tenslotte worden ze, indien nodig, veredelt en verfijnd. Ook hierbij is het ERP-systeem betrokken, want nu wordt de tracering gestart en worden de bakrecepturen geladen. Op dat moment worden ook nog andere ingrediënten toegevoegd, die vanzelfspekend afzonderlijk worden gewogen.
,,Bij ons zijn de recepturen gestandaardiseerd, maar in de praktijk is altijd sprake van afwijkingen. Lebkuchen moeten namelijk allemaal iets verschillend behandeld worden. Afhankelijk van de buitenomstandigheden moet er de ene keer drie kilo extra meel bij en een andere keer twee liter water. Als het buiten 35 graden is bij een hoge luchtvochtigheid dan gedraagt de Lebkuchen zich compleet anders dan wanneer hij wordt gebakken bij een buitentemperatuur van -10 graden en kurkdroge lucht in de winter,” gunt Arne Knaust ons een blik in de traditionele processen bij Schulze. ,,Dit ambacht moeten onze bakkers in de vingers hebben. Zij moeten het deeg voortdurend oppakken en bevoelen. Bij ons is dit alles nog waarlijk handwerk, waarmee wij ons onderscheiden van de grote, industriële bakkerijen,” aldus Arne Knaust.

INDUSTRIEEL BAKPROCES
Het aansluitende bakproces is daarentegen redelijk industrieel. Ingrediënten als chocolade worden, in overeenstemming met de ingegeven op receptuur afgestemde en verpakte toevoegingen, automatisch ‘gebackflushed’, zo heet het in vakjargon. Ze worden dus automatisch afgeboekt omdat Schulze de chocolade niet apart afweegt. Maandelijks wordt de tankvoorraad geïnventariseerd.
In de verpakking van de Lebkuchenharten wordt de chocolade apart verpakt. Soms worden de harten stuksgewijs in dozen verpakt oftewel gepalletiseerd. Afhankelijk uiteraard van de wens van de klant. Datzelfde gebeurt als het halffabrikaten betreft die intern opgeslagen worden en voor andere processen nodig zijn. Gerede producten kunnen direct nadat ze verpakt zijn verzendklaar worden gemaakt met de betreffende SSCC-code, die door het ERP-softwareprogramma FOBIS van RBK wordt aangemaakt en toegewezen.

JUST-IN-TIME
Ook de complete expeditie loopt over FOBIS. De benodigde productdragers worden automatisch geselecteerd. Als er geen verzamelpallet beschikbaar is maar alleen dozen, wordt dat opgelost via aparte orderverwerkingsopdrachten. De orderpicker verzamelt de producten en scant het etiket met een handscanner waardoor de producten automatisch worden opgenomen in de verzamelstaat.
Hier wordt het traceabilityproces met behulp van de ERP-software naadloos voortgezet, zodat alle producten vanaf de ontvangst, via de productie en de de opslag tot en met de expeditie volledig en transparant traceerbaar zijn. Als de uitleveringsbon is opgemaakt en de producten het bedrijf verlaten hebben, wordt de opdracht vanzelf afgesloten.
Schulze beschikt niet over een eigen wagenpark, zodat de bestellingen via expediteurs bij de klant worden afgeleverd. Ook de opslagcapaciteit is beperkt, want Schulze produceert voor het overgrote deel just-in-time.

KERSTPIEK
Een opmerkelijk feit is dat Schulze, zoals te doen gebruikelijk, geen productieplanning kent voor dagen of maanden. De Lebkuchenspecialist stelt een jaarplanning op, rekening houdend met pieken tijdens bepaalde seizoenen. Het zwaartepunt ligt daarbij natuurlijk op de Kerstperiode. Lebkuchen was oorspronkelijk een jaarrondgebak, maar nu kent Schulze nog maar enkele producten die het hele jaar door worden geproduceerd. Hiertoe behoren onder andere de zogenaamde ‘braune Moppe’ oftewel ‘Steinpflaster’, een heel eenvoudige Lebkuchen. De facto produceert Schulze 80 procent van zijn omzet in de laatste drie tot vier maanden van het jaar.
In de praktijk betekent dit dat de productieplanning in het hoogseizoen op de dag nauwkeurig verloopt, maar dat het raamprogramma voor het hele jaar wordt opgesteld. In het voorjaar starten de voorbereidingen met de productie van zogenaamde Rohlinge, gevormde onbewerkte degen, die later voor de garnering en de veredeling van de Lebkuchenharten worden gebruikt. Deze harten worden bijvoorbeeld op het Oktoberfest in Munchen of bij de Kieler Woche geleverd en op dorpsfeesten en markten door standhouders verkocht. Zodra de afleverbon is opgemaakt sluit de administratie de verkoopopdracht af en vindt de facturatie plaats. Rekeningen worden gemaakt en verzonden. In zeldzame gevallen per post, maar doorgaans per mail. De boekhouding met facturatie is aan DATEV gekoppeld, maar ook het ERP-Systeem FOBIS kent een desbetreffende module waarmee een foutloze datastroom zonder redundantie is gewaarborgd.

RATIONALISATIE EN KOSTENREDUCTIE
De ingebruikname van de nieuwe ERP-oplossing FOBIS is voor Heinrich Schulze Ladencafé GmbH een investering in de toekomst.
,,Ik denk dat de implementatie van een nieuw softwaresysteem van deze omvang altijd tot wat aanloopprobleempjes kan leiden. Des te belangrijker derhalve om een IT-partner aan je zijde te hebben met zoveel branchekennis en –ervaring als de RBK-Group,” concludeert Arne Knaust. Voor Schulze is van eminent belang dat dit ERP-systeem een transparante traceability mogelijk maakt, zowel als een heldere gegevensregistratie en administratieve verwerking van alle bedrijfsprocessen.
Relevante data worden direct geregistreerd op de plek waar ze worden verzameld om dubbele of foutieve ingaven dan wel dataverliezen te voorkomen. De betrouwbaarheid en de snelheid van de processen nemen duidelijk toe doordat de verschillende gewichts-, getals- en verpakkingseenheden direct online en realtime in één stap door het ERP-systeem worden geregistreerd en verwerkt.
Bij Schulze gaat men ervan uit dat de integratie van het ERP-systeem in alle bedrijfs- en logistieke processen tot een aanzienlijke toename van de automatiseringsgraad en daarmee tot een duidelijke rationalisatie en kostenreductie leidt.